Lumidiasoo LUMIDIASOO

Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit Lumidiasoo ist:

Soran Hamad Ameen
Lumidiasoo
Hauptstraße 18
88422 Bad Buchau
Deutschland
E-Mail: support@lumidiasoo.com
Telefon: 015569144034

2. Art der verarbeiteten Daten

Abhängig von der Nutzung von Lumidiasoo können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

3. Benutzerkonten

Bei Registrierung und Nutzung eines Kontos verarbeitet Lumidiasoo insbesondere Benutzername, E-Mail-Adresse und einen technisch gespeicherten Passwort-Hash sowie die Zuordnung zu Unternehmen und Benutzerrollen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Einrichtung, Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses.

4. Unternehmens- und CRM-Daten

Nutzer können in Lumidiasoo Daten über eigene Unternehmen, Kunden und Ansprechpartner verwalten. Dazu können Namen, Firmen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Positionen, Notizen, Aufgaben, Tags und weitere Geschäftsangaben gehören.

Soweit ein Lumidiasoo-Kunde personenbezogene Daten seiner eigenen Kunden oder Ansprechpartner verarbeitet, bleibt dieser Unternehmenskunde grundsätzlich für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung verantwortlich. Soweit Lumidiasoo diese Daten im Auftrag verarbeitet, kann eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO vorliegen.

5. Angebote, Rechnungen und E-Rechnungen

Im Rahmen der Angebots-, Rechnungs- und E-Rechnungsfunktionen können Kunden- und Unternehmensdaten, Rechnungsnummern, Angebotsnummern, Positionen, Beträge, Steuerinformationen, Fälligkeiten und Zahlungsstatus verarbeitet werden.

Lumidiasoo kann elektronische Rechnungsdaten und Rechnungsdokumente verarbeiten, erzeugen, importieren, darstellen und für den Versand vorbereiten. Hierzu können insbesondere PDF-Dokumente sowie strukturierte E-Rechnungsdaten im XML-Format, einschließlich XRechnung, verarbeitet werden.

E-Rechnungs- und Rechnungsdateien können personenbezogene Daten von Kunden, Ansprechpartnern oder sonstigen Rechnungsempfängern enthalten. Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der vom Nutzer verwendeten Rechnungs- und Dokumentfunktionen.

Gesetzliche handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

6. E-Mail, Postfach und Google Mail

Lumidiasoo verarbeitet E-Mail-Daten sowohl für technische Systemnachrichten als auch für geschäftliche E-Mail- und Postfachfunktionen, die vom Nutzer verwendet oder veranlasst werden.

Dabei können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Betreff, Nachrichteninhalte, Anhänge, Versandstatus sowie technische Nachrichten- und Thread-Metadaten verarbeitet werden. Soweit Rechnungen oder E-Rechnungen über E-Mail-Funktionen verwendet werden, können auch zugehörige PDF- und XML-/XRechnungsdateien verarbeitet werden.

Für bestimmte technische System-E-Mails, beispielsweise Nachrichten im Zusammenhang mit Registrierung, E-Mail-Bestätigung oder Kontoverwaltung, kann Resend als Versanddienstleister eingesetzt werden.

Für geschäftliche E-Mail- und Postfachfunktionen können Nutzer ihr eigenes Google-Konto über Google OAuth mit Lumidiasoo verbinden. Nach ausdrücklicher Autorisierung verwendet Lumidiasoo die Gmail API, um die vom Nutzer verwendeten Google-Mail-Funktionen bereitzustellen. Dazu können insbesondere der Versand von E-Mails sowie die Anzeige und Verarbeitung von für die Postfachfunktion erforderlichen Nachrichten, Nachrichtenverläufen und Anhängen gehören.

Hierfür werden insbesondere die für die Verbindung erforderlichen OAuth-Zugriffsdaten sowie die verbundene E-Mail-Adresse verarbeitet. Zugangstoken werden verschlüsselt gespeichert. Die Verbindung ist jeweils dem betreffenden Lumidiasoo-Unternehmen zugeordnet.

Der Zugriff auf Google-Mail-Daten erfolgt im Rahmen der vom Nutzer aktivierten und verwendeten Funktionen. Lumidiasoo verarbeitet dabei die Daten, die für die Bereitstellung der jeweiligen E-Mail- oder Postfachfunktion erforderlich sind.

Google API Services – Nutzung und Weitergabe von Daten

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Lumidiasoo über Google APIs erhält, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited Use Requirements.

Lumidiasoo verwendet über Google APIs erhaltene Nutzerdaten ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung der vom Nutzer ausdrücklich verwendeten Google-Mail-Funktionen. Dazu können insbesondere der Versand geschäftlicher E-Mails sowie die Bereitstellung von Postfach-, Nachrichten-, Thread- und Anhangsfunktionen über das verbundene Google-Konto gehören.

Über Google APIs erhaltene Nutzerdaten werden nicht verkauft. Sie werden nicht für personalisierte Werbung verwendet und nicht zu Werbe- oder Marketingzwecken an Dritte weitergegeben. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit sie zur Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Funktion erforderlich ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Nutzer ausdrücklich eingewilligt hat.

Soweit eine Weitergabe oder Übertragung von über Google APIs erhaltenen Nutzerdaten zur technischen Bereitstellung der vom Nutzer angeforderten Lumidiasoo-Funktion erforderlich ist, erfolgt diese ausschließlich an von Lumidiasoo eingesetzte technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter. Diese dürfen die betreffenden Daten nur zur Erbringung der jeweils beauftragten technischen Leistung verarbeiten. Eine Offenlegung kann außerdem erfolgen, wenn sie gesetzlich vorgeschrieben ist oder der Nutzer ausdrücklich eingewilligt hat.

Über Google APIs erhaltene Nutzerdaten werden nicht zur Entwicklung, zum Training oder zur Verbesserung allgemeiner oder fundamentaler KI- oder Machine-Learning-Modelle verwendet.

7. KI-Funktionen und OpenAI

Lumidiasoo stellt Funktionen bereit, bei denen künstliche Intelligenz zur Bearbeitung von Aufgaben eingesetzt wird. Für diese KI-Funktionen verwendet Lumidiasoo die OpenAI-API als externen KI-Dienst.

Welche Daten können verarbeitet werden?

Welche Informationen an OpenAI übermittelt werden, hängt von der jeweils verwendeten Funktion und der konkreten Anfrage ab. Hierzu können insbesondere gehören:

Nutzer sollten keine personenbezogenen, besonderen oder vertraulichen Informationen in eine KI-Anfrage aufnehmen, wenn diese für die gewünschte Aufgabe nicht erforderlich sind.

Zweck der Verarbeitung

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich, um die vom Nutzer angeforderte KI-Funktion auszuführen und eine entsprechende Antwort oder ein Arbeitsergebnis bereitzustellen.

Ausdrückliche Einwilligung vor der Nutzung

Daten werden für eine KI-Anfrage erst dann an OpenAI übermittelt, wenn der betreffende Benutzer zuvor ausdrücklich in die KI-Datenverarbeitung eingewilligt hat.

Ohne diese Einwilligung wird die betreffende KI-Anfrage nicht an OpenAI übermittelt. Die Nutzung anderer Lumidiasoo-Funktionen bleibt davon grundsätzlich unberührt, soweit diese keine KI-Verarbeitung benötigen.

Rechtsgrundlage für die auf einer Einwilligung beruhende Übermittlung und Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Angemeldete Benutzer können dies innerhalb von Lumidiasoo unter Meine Firma → KI-Datenverarbeitung durchführen.

Nach dem Widerruf werden keine neuen KI-Anfragen dieses Benutzers an OpenAI übermittelt, solange nicht erneut ausdrücklich eingewilligt wurde. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

OpenAI als externer Dienstleister

OpenAI verarbeitet die für die jeweilige KI-Anfrage übermittelten Informationen zur technischen Bearbeitung und Bereitstellung der angeforderten KI-Ausgabe.

Nach den für API-Dienste veröffentlichten Informationen von OpenAI werden über die OpenAI-API übermittelte Ein- und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training der OpenAI-Modelle verwendet, sofern der API-Kunde einer entsprechenden Verwendung nicht ausdrücklich zugestimmt hat.

Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung durch externe Dienstleister und zu möglichen Drittlandübermittlungen finden sich in den nachfolgenden Abschnitten dieser Datenschutzerklärung.

8. Stripe

Für kostenpflichtige Tarife setzt Lumidiasoo Stripe für Checkout, Abonnementverwaltung und Zahlungsabwicklung ein.

Hierbei können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Tarifinformationen, Zahlungs- und Rechnungsinformationen sowie technische Transaktionsdaten durch Stripe verarbeitet werden.

9. Hosting bei Hetzner

Lumidiasoo wird auf Serverinfrastruktur der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben.

Im Rahmen des Hostings können die für den Betrieb erforderlichen Daten auf der Serverinfrastruktur verarbeitet werden, einschließlich Datenbankinhalten, Account-, Unternehmens-, CRM-, Kommunikations- und Dateidaten.

10. Server-Logdateien

Beim Zugriff auf Lumidiasoo können technische Daten durch den Webserver protokolliert werden. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressource, HTTP-Status und technische Informationen der Anfrage gehören.

Diese Daten dienen insbesondere der Systemsicherheit, Fehleranalyse und Sicherstellung eines stabilen Betriebs. Die derzeitige Nginx-Konfiguration sieht eine tägliche Rotation mit 14 Rotationen vor.

11. Cookies und Sessions

Lumidiasoo verwendet technisch notwendige Session- und Authentifizierungsmechanismen. Diese sind erforderlich, um angemeldete Nutzer zu erkennen, Berechtigungen zu verwalten und geschützte Funktionen der Plattform bereitzustellen.

Nach dem derzeitigen technischen Stand werden keine Google-Analytics-, Meta-Pixel- oder vergleichbaren Marketing-Tracking-Dienste eingesetzt.

12. Datei-Uploads

Bei Nutzung der Upload-Funktionen können Dateien und Bilder auf der Serverinfrastruktur gespeichert und zur Ausführung der vom Nutzer gewünschten Funktionen verarbeitet werden.

13. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund berechtigter Interessen, insbesondere am sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb von Lumidiasoo.

Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäfts- und Abrechnungsunterlagen können über die aktive Vertragsdauer hinaus gespeichert werden.

15. Empfänger und Dienstleister

Abhängig von der verwendeten Funktion können insbesondere folgende externe Dienstleister Daten verarbeiten:

16. Drittlandübermittlungen

Bei einzelnen externen Dienstleistern kann es zu einer Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Soweit erforderlich, werden hierfür die nach der DSGVO vorgesehenen Übermittlungsmechanismen und geeigneten Garantien verwendet.

17. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

18. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

19. Sicherheit

Lumidiasoo setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

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